كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية

يلجأ البعض إلى كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية، خاصة عندما تكون إدارة الشركة أجنبية، أو لتقديمه للسفارات والقنصليات، لذلك يجب أن يكون الشخص ملم إلمام تام بقواعد اللغة الإنجليزية وكافة أساليبها المختلفة، لذا حرصنا خلال السطور التالية على توضيح كيفية كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية​، وذلك مع استعراض أفضل نموذج متخصص له.

بينما يوفر موقع القلم السعودي خدمة كتابة الخطابات باللغة الإنجليزي بطريقة احترافية، حيث يتم إعدادها على يد نخبة من كبار الخبراء السعوديين المتخصصين بالمملكة، الذين يتميزون بخبرتهم الطويلة بالمجال، بالإضافة إلى قدرتهم على تخصيص الطلبات وفقًا لاحتياجات ومتطلبات كل عميل على حدى، مما يسهل عملية دراستها على المعنيين، وبالتالي قبولها بسهولة ويسر.

ليش مهم تتقن كتابة الخطابات الرسمية باللغة الإنجليزية؟

لقد أصبحت اللغة الإنجليزية في وقتنا الحالي أحد أهم اللغات المتبعة في معظم أماكن العمل، بالإضافة إلى استخدامها بشكل دوري ويومي عبر مواقع التواصل الاجتماعي ومختلف المنصات العالمية أو المحلية، وبالتالي يُعد إتقان كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية من الأمور الضرورية، التي يجب على كل فرد بالمملكة الحرص عليها، وذلك للأسباب التالية:

• وضوح مدى كفاءة الشخص العالية في اللغة الإنجليزية، مما يمنحه الفرصة للتعبير عن نفسه بشكل واضح وفعال.
• أهمية الرسائل الرسمية والبريد الإلكتروني للتواصل، لأنها تساعد الشخص على خلق فرص جديدة عبر التواصل مع المحترفين على مستوى العالم.
• ترك تأثير إيجابي على متلقي الخطاب عن المرسل ومدى احترافه وقدرته على التواصل مع كافة الفئات ومختلف الجنسيات.

الفرق بين الخطاب الرسمي وغير الرسمي بالإنجليزية

يُستخدم الخطاب الرسمي في المسار الأكاديمي والمهني، ولذلك يجب أن يتضمن مفردات مهذبة ورسمية، مع مراعاة تجنب الاختصارات والعبارات الودية، في حين يتضمن الخطاب غير الرسمي المفردات العامية أو الاختصارات، التي تُستخدم مع الأصدقاء، وأفراد العائلة، وأيضًا في المحادثات اليومية العادية.

مكونات الخطاب الرسمي باللغة الإنجليزية

يجب أن تتضمن كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية بعض المكونات الرئيسية، والمتمثلة في كل من:

• عنوان المرسل، الذي يتم وضعه في أعلى الزاوية اليمنى من الخطاب، ويتضمن كتابة العنوان بالكامل.
• التاريخ الذي يوضع بعد عنوان المرسل مباشرةً، ويعبر عن تاريخ إرسال الرسالة أو الطلب.
• عنوان المستلم الذي يتم وضعه على اليسار، ويوضح به لقب الشخص المعني مستلم الخطاب، بالإضافة إلى اسمه وعنوانه.
• التحية الرسمية التي تعبر عن مدى اهتمام المرسل بالمسؤولين وتقديرهم واحترامهم.

بينما يمكن الحصول على خدمة كتابة الرسائل الرسميه الانجليزي، وذلك من خلال التواصل بموقع القلم السعودي، الذي يعتبر من أبرز المواقع السعودية، التي تقدم كافة أنواع الخدمات الكتابية، بالإضافة إلى خدمة إرسالها إلى الجهات المعنية، بالتعاون مع البريد السعودي الممتاز، الذي يحرص على توصيل الرسالة خلال (48) ساعة عمل فقط من استلامها، مما يضمن سرعة دراستها ومراجعتها من المسؤولين وتحقيق الغرض المرجو منها.

متى تحتاج إلى إرسال خطاب رسمي بالإنجليزي؟

يحتاج البعض إلى كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية في بعض الحالات، التي تتطلب إظهار الاحترافية والاحترام للجهة المخاطبة، والتي يمكن توضيح أهمها كما يلي:

• التقديم على وظيفة.
• مخاطبة جهة حكومية أو تعليمية.
• التواصل مع الشركات أو المؤسسات.
• كتابة بريد إلكتروني رسمي.

كتابة خطاب رسمي لطلب وظيفة باللغة الإنجليزية

يضطر البعض إلى كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية للتقديم على وظيفة، في حين يمكن اتباع طريقة كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية​ التالية:

• كتابة العنوان وكافة المعلومات الشخصية للمرسل.
• توضيح تاريخ الإرسال للخطاب.
• كتابة معلومات الجهة المستلمة للطلب.
• كتابة تحية رسمية مناسبة.
• بدء الخطاب بمقدمة توضح الغرض من الكتابة
• عرض المهارات والخبرات المتعلقة بالوظيفة.
• توضيح سبب الاهتمام بالوظيفة والشركة.
• ختم الخطاب بجملة ختامية إيجابية ومحترمة.
• توقيع الطلب بشكل رسمي بالاسم الكامل.

في حين يمكن الحصول على نموذج رسالة رسمية بالإنجليزية عبر التواصل بموقع القلم السعودي، الذي يتم إعدادها على يد نخبة من أمهر الكُتاب المحترفين، الذين يتميزون بقدرتهم على تعديل الطلب وفق احتياج كل عميل والغرض منه، مما يؤدي إلى قبوله من المسؤولين بسهولة دون عقبات.

أخطاء لازم تتجنبها في الخطابات الرسمية

يوجد بعض الأخطاء الشائعة التي يقع بها البعض عند كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية، ويمكن توضيحها كما يلي:

• إرسال الخطاب دون مراجعته للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية واللغوية.
• استخدام لغة عامية ركيكة وعبارات شائعة، في حال يجب استخدام لغة رسمية تليق بالجهة المرسل ‘إليها الخطاب.
• التكرار والإطالة دون فائدة، مما يؤدي إلى ملل الشخص المسؤول عند مراجعة الخطاب.
• الإفراط في استخدام العبارات العاطفية، بينما يجب التركيز على مضمون الرسالة والمطلوب بشكل واضح ومباشر.

نماذج جاهزة لكتابة خطاب رسمي باللغة الإنجليزية

يبحث معظم الأشخاص عن أفضل صيغة لـ كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية؛ حتى يتمكنون من إرسالها إلى الجهات المعني باحترافية، ويمكن توضيح ذلك وفقًا لنوع الخطاب والغرض منه كما يلي:

صيغة مقدمة وخاتمة رسمية باللغة الإنجليزية

يمكن الاستعانة بالمقدمة والخاتمة الرسمية التالية:

(Formal Introduction):

I hope this message finds you well.

I am writing to [state the purpose of the letter clearly – e.g., express my concerns, submit a request, provide information, etc.].

(Formal Closing):

Thank you for your time and consideration.

I look forward to your response.

Please do not hesitate to contact me if you require any further information.

Yours sincerely,

[Your Full Name]

نموذج كتابة خطاب رسمي موجه إلى جهة حكومية أو أكاديمية

يمكن الاستعانة بنموذج كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية باللغة الإنجليزية كما يلي:

[Your Full Name] ………………………………………………………………………………………..

[Your Address] …………………………………………………………………………………………..

[City, ZIP Code] ………………………………………………………………………………………….

[Phone Number] …………………………………………………………………………………………

[Email Address] ………………………………………………………………………………………….

[Date] ……………………………………………………………………………………………………..

To: ………………………………………………………………… [Official's Name or Title if known]

[Institution Name – e.g., Ministry of Education / Department of Immigration / University Name]

[Institution Address]

[City, ZIP Code]

Subject: [Clear and concise subject – e.g., Request for Academic Record / Application for Permit / Complaint Regarding a Service]

Dear Sir/Madam,

I hope this letter finds you well.

I am writing to [clearly state your purpose – e.g., request an official transcript, apply for a scholarship, raise a concern, etc.]. I am [mention your relevant information – for example, a student at your institution, a resident of the district, etc.].

[In the body paragraph, provide all relevant details that support your request or concern. Be factual, polite, and brief.]

I would greatly appreciate your attention to this matter, and I am willing to provide any additional documents or information if needed.

Thank you for your time and consideration. I look forward to your kind response.

Yours sincerely,

[Your Full Name] ………………………………………………………………………………………..

[Signature if printed] ……………………………………………………………………………………

وش طريقة كتابة خطاب رسمي باللغة الإنجليزية؟

يمكن كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية​ من خلال اتباع الطريقة التالية:

• وضع المعلومات الشخصية في الأعلى، يليها التاريخ.
• كتابة اسم وجهة المرسل إليه وموقعه الوظيفي وعنوانه.
• استخدم تحية مناسبة، مثل: "Dear Sir/Madam" أو "Dear Mr. Smith".
• كتابة مقدمة لتعريف المرسل بنفسه، مع ذكر سبب كتابة الخطاب بإختصار.
• شرح التفاصيل المتعلقة بالطلب أو الموضوع بشكل تفصيلي.
• ختم الخطاب بجملة شكر وطلب توضيح أو رد.
• التحية الختامية، مع استخدام "Sincerely" أو "Yours faithfully".
• كتابة اسم المرسل الكامل، مع مراعاة إضافة التوقيع والتاريخ.

في حين يقدم موقع القلم السعودية خدمة كتابة الخطابات الرسمية باللغة الانجليزية​ بجودة واحترافية عالية، حيث يتم إعدادها من خلال نخبة من أمهر الكُتاب المحترفين بالمجال، الذين يعملون على اتباع المعايير واللوائح المتبعة داخل كل بالمملكة، مما يضمن حصول الطلب على موافقة المعنيين وتحقيق الهدف المرجو منه بأسرع وقت.

كيف أبدأ خطاب رسمي بالإنجليزي بشكل صحيح؟

يبدأ الخطاب الرسمي باللغة الإنجليزية بكتابة كافة المعلومات والبيانات الشخصية للمرسل، بالإضافة إلى العنوان.

هل أقدر أستخدم صيغة واحدة لكل الخطابات الرسمية؟

تختلف صيغة الخطاب الرسمي باختلاف الغرض منه، بالإضافة إلى الجهة المعنية المرسل إليها، وبالتالي يتضمن كل نوع صيغة مختلفة، ولكن بشكل عام يجب أن يتضمن الخطاب أسلوب مهني واحترافي، مع استخدام عبارات رسمية متخصصة.

كيف أكتب خطاب رسمي للتقديم على وظيفة؟

يجب أن يتضمن خطاب الحصول على وظيفة كافة البيانات والمعلومات الخاصة بمقدم الطلب، بالإضافة إلى المهارات والخبرات السابقة، التي توضح أنه أفضل شخص للحصول على الوظيفة.

هل كتابة خطاب رسمي تختلف باختلاف الدولة أو الجهة؟

نعم، حيث تختلف اللغة المطلوبة من دولة لأخرى، في حين تختلف المعايير واللوائح القانونية المتبعة من جهة لأخرى، لذا يجب على كاتب الخطاب الإلمام بكافة المعلومات الخاصة بالجهة والدولة، في حين يوفر موقع القلم السعودي خدمة كتابة الخطابات الرسمية بأعلى جودة واحترافية، وذلك لأنه يتم إعدادها عبر أمهر الكُتاب ذوي الخبرة الطويلة بالمجال.

كيفية كتابة خطاب رسمي باللغة الإنجليزية لطلب تأشيرة أو منحة؟

يمكن اتباع الطريقة التالية لكتابة خطاب طلب تأشيرة باللغة الإنجليزية:

• بدأ الخطاب بتحية رسمية مثل "Dear Sir/Madam".
• تعريف المرسل بنفسه، وشرح سبب كتابة الخطاب.
• توضيح التفاصيل المهمة، مثل: (نوع التأشيرة، أو المنحة المطلوبة).
• كتابة أسباب الطلب.
• توضيح ي مؤهلات أو مستندات داعمة.
• ختم الخطاب بالتعبير عن الامتنان للمسؤولين.
• التوقيع بـ "Sincerely" أو "Yours faithfully".

كيف أراجع الخطاب الرسمي قبل إرساله؟

يمكن ذلك من خلال قراءته بدقة للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية واللغوية، في حين يمكن الاستعانة بموقع القلم السعودي، الذي يعمل فريق الكُتاب به على صياغة الخطاب ومراجعته وتخصيصه وفقًا لاحتياجات كل عميل على حدى، مما يضمن قبوله من المسؤولين دون عناء.

هل يفضل استخدام لغة بسيطة أو مصطلحات أكاديمية؟

يجب استخدام لغة رسمية مهنية واضحة عند كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية؛ حتى يتمكن المعنيين من فهمها عند دراسة الطلب ومراجعته، مما يضمن سهولة عملية البت في الطلب المقدم.

وش النموذج الأفضل في كتابة الخطابات الرسمية باللغة الإنجليزية؟

يقدم موقع القلم السعودي العديد من النماذج الخاصة بالخطابات الرسمية باللغة الإنجليزية، والتي تتناسب مع كافة الأغراض، لذا لا تتردد في التواصل مع فريق العمل لطلب النموذج الذي يلي حاجتك.

كيف أضيف مرفقات أو مستندات داخل الخطاب بشكل رسمي؟

يتم الإشارة إلى المرفقات داخل الخطاب الرسمي في نهايته، وذلك قبل التوقيع؛ حتى يتمكن المسؤول من التعرف على الملحقات المرفقة بالخطاب، وسهولة مراجعتها.

ختامًا لقد تعرفنا معًا على كيفية إتقان كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية، في حين يقدم موقع القلم السعودي كافة الخدمات الكتابية، وذلك بالتعاون مع أمهر الخبراء السعوديين المتخصصين بالمجال، الذين يتميزون باتباع اللوائح والقوانين والمعايير المتبعة داخل كل جهة بالمملكة، مما يضمن قبول الطلب حصول العميل على هدفه بأسرع وقت، لذا لا تتردد وتواصل بالموقع الآن لطلب الخدمة.